“¿Llego a hacerlo?” Es la primera pregunta de todo organizador. La respuesta depende del tipo de evento, pero como regla: un corporativo local necesita 4-6 semanas, un festival masivo 2-3 meses, y un evento internacional 2-3 meses o más. Se puede hacer en menos, pero siempre sale más caro y con menos margen.
En SOMOS DER producimos desde eventos de unos cientos de personas hasta festivales de 120.000. Estos son los plazos reales.
Las 4 etapas (y dónde se va el tiempo)
Todo evento pasa por lo mismo:
- Planificación — objetivos, alcance, presupuesto y cronograma. Se define qué evento querés.
- Pre-producción — se cierran proveedores, permisos, talento y logística. Acá se va el grueso del tiempo.
- Ejecución — montaje y operación en vivo. Los días del evento.
- Cierre — desmontaje, balance y reporte.
El error clásico es subestimar la pre-producción. El evento “es” un día, pero lo que lo hace posible son las semanas de antes.
Timeline por tipo de evento
Evento corporativo local: 4 a 6 semanas. Suficiente para cerrar venue, técnica, catering y logística. Como referencia, un torneo institucional como Saint Mary of the Hills entra en este rango.
Festival masivo: 2 a 3 meses. Más gente, más proveedores, más permisos. La gastronomía, los accesos y las habilitaciones necesitan tiempo. Apurarlo se nota.
Evento internacional: 2 a 3 meses o más. Coordinación con equipos en otro huso horario, vuelos, proveedores especializados, requisitos de marca. Para el Manchester City Treble Trophy Tour planificamos con ese margen.
Consultoría de viabilidad: hasta 6 meses. Cuando hay que evaluar si un evento es viable antes de hacerlo, el análisis puede llevar meses. En el Mundial Sub-17 de Pesas trabajamos 6 meses cotizando vuelos para 50+ países antes de que el cliente decidiera.
Por qué cotizar tarde sale caro
Llegar a último momento implica:
- Pagar premium a proveedores que ya tienen agenda.
- Perder negociación: con tiempo, conseguís mejores precios.
- Operar sin colchón: si algo falla, no hay margen para resolverlo.
Cuanto antes empieces, mejor evento por el mismo presupuesto.
La mejor fecha para empezar a planificar tu evento es hoy. Contanos qué tenés en mente y armamos el cronograma. Hablemos.