Un festival de 120.000 personas no es un evento grande: es diez eventos funcionando al mismo tiempo. Escenario, accesos, comida, sponsors, baños, seguridad, logística. Si una de esas áreas falla, lo siente toda la multitud. La diferencia entre un festival que sale bien y uno que se cae está en lo invisible: lo que el público no ve pero todos sienten.
En SOMOS DER trabajamos en eventos masivos de hasta 120.000 personas. Este es el checklist de las áreas que no se improvisan.
1. Producción y montaje
Escenario, sonido, luces, señalética, estructura. La dirección técnica de montaje y desmontaje es la columna vertebral. Acá se define que el show se vea y se escuche, y que todo se arme y se desarme en los tiempos del predio.
2. Control de accesos
Con decenas de miles de personas, la puerta es el primer cuello de botella. Necesitás QR únicos, múltiples puntos de escaneo, dashboard en tiempo real y conectividad de respaldo para no depender del wifi del predio. La primera impresión del asistente se forma en la fila, antes de ver el escenario.
3. Gastronomía
Una zona gastronómica para decenas de miles de personas es un evento aparte: selección de puestos, layout, logística de montaje, habilitaciones y bromatología. En Buenos Aires Trap coordinamos 15 puestos para 120.000 personas en dos días. La cola más larga del festival no puede ser la de la comida. Lo desarrollamos en la nota de gastronomía para festivales.
4. Sponsors
En un festival masivo, los patrocinadores suelen ser parte de cómo se financia. Hay que conseguirlos, integrarlos a la experiencia (activaciones, no solo logos) y coordinarlos el día del evento.
5. Logística y permisos
Habilitaciones municipales, seguros, transporte, permisos de espacio público. Es la parte más tediosa y la que más papelones evita. Un festival se puede caer por un permiso que faltó.
6. Seguridad
Plan de evacuación, coordinación con fuerzas de seguridad, barreras, protocolos médicos. No negociable. Lo cubrimos en la nota de seguridad en eventos masivos.
La clave: un solo responsable
La tentación es contratar diez proveedores distintos, uno por área. El problema es que después nadie es responsable del conjunto, y los problemas caen en las costuras entre proveedores. Con producción integral, un solo equipo coordina todo y hay un único punto de contacto. Cuando hablamos de 120.000 personas, eso no es un lujo: es la diferencia entre que el evento funcione o no.
¿Tenés un festival o evento masivo entre manos? Lo producimos de punta a punta. Hablemos.